Θέμα 2o ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ ΑΝΤΙΓΡΑΦΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Θέμα 2ο: ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ ΑΝΤΙΓΡΑΦΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Θεσμικό πλαίσιο:
Η επικύρωση αντιγράφων εγγράφων προβλέπεται από τις διατάξεις του άρθρου 11 του N.2690/1999 «Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις» (Φ.Ε.Κ. 45/τ. Α΄/9-3-1999), όπως συμπληρώθηκαν και αντικαταστάθηκαν με αυτές του άρθρου 16
του Ν.3345/2005 (Φ.Ε.Κ. 138/ τ. Α΄/ 16-6-2005).
Επικύρωση γνησίου υπογραφής κλικ εδώ.
Ν. 2690 / 99 Άρθρο 11 Επικύρωση των αντιγράφων.
‘‘…2. Την επικύρωση αντιγράφου από το πρωτότυπο, ή από το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο, μπορεί να ζητήσει ο ενδιαφερόμενος από οποιαδήποτε διοικητική αρχή, δικηγόρο ή συμβολαιογράφο. Δεν απαιτείται επικύρωση αντιγράφου ή φωτοαντιγράφου αν τούτο συνοδεύεται από την, κατά την παρ. 5 του άρθρου 3, υπεύθυνη δήλωση, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων.
3. Οι διοικητικές αρχές οφείλουν να δέχονται επικυρωμένα αντίγραφα πιστοποιητικών, βεβαιώσεων ή άλλων δικαιολογητικών στοιχείων. Τα αντίγραφα αυτά, όπως και εκείνα που συνοδεύονται από την, κατά την παρ. 5 του άρθρου 3, υπεύθυνη δήλωση, γίνονται δεκτά, όπως το πρωτότυπο.’’
Ν. 3345 / 2005 Άρθρο 16
‘‘ 5. Η παρ. 2 του άρθρου 11 του ν. 2690/1999 αντικαθίσταται ως εξής:
‘‘2. Την επικύρωση αντιγράφου από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής που το εξέδωσε μπορεί να ζητήσει κάθε ενδιαφερόμενος από όλες τις διοικητικές αρχές και τα Κ.Ε.Π. Αντίγραφα των ανωτέρω επικυρώνονται και από δικηγόρους ή συμβολαιογράφους, σύμφωνα με τις διατάξεις που διέπουν την άσκηση των λειτουργημάτων τους.
Ακριβή αντίγραφα από αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων ή εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές, τα οποία έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο ή δημόσια αρχή επικυρώνονται από όλες τις διοικητικές αρχές και τα Κ.Ε.Π. Η επικύρωση αντιγράφων εγγράφων που έχουν εκδοθεί από ημεδαπή διοικητική αρχή δεν απαιτείται αν τα αντίγραφα αυτά συνοδεύονται από την κατά την παρ. 5 του άρθρου 3 υπεύθυνη δήλωση, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια
των στοιχείων."
6. Η παρ. 3 του άρθρου 11 του ν. 2690/1999 αντικαθίσταται ως εξής:
"3. Τα επικυρωμένα κατά τα ανωτέρω αντίγραφα εγγράφων που εξέδωσε
διοικητική αρχή, καθώς και τα απλά αντίγραφα εγγράφων που εξέδωσε διοικητική αρχή που συνοδεύονται από την κατά την παρ. 5 του άρθρου 3 υπεύθυνη δήλωση, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τη Διοίκηση, όπως τα πρωτότυπα."
7. Στο άρθρο 11 του ν. 2690/1999 προστίθεται παράγραφος 4 ως εξής:
"4. Με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης και του κάθε φορά αρμόδιου Υπουργού μπορεί να ορίζεται, κατά περίπτωση, εξαίρεση εγγράφων ή διαδικασιών από τις ρυθμίσεις των παραγράφων 2 και 3 του άρθρου αυτού, εφόσον το επιβάλλουν ειδικοί λόγοι που αναφέρονται ρητώς σε αυτήν.’’
Συνοπτικά:
Την επικύρωση αντιγράφου από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής που το εξέδωσε μπορεί να ζητήσει κάθε ενδιαφερόμενος από όλες τις διοικητικές αρχές και τα Κ.Ε.Π.. Αντίγραφα των ανωτέρω επικυρώνονται και από δικηγόρους ή συμβολαιογράφους, σύμφωνα με τις διατάξεις που διέπουν την άσκηση των λειτουργημάτων τους.
Ακριβή αντίγραφα από αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων ή εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές, τα οποία έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο ή δημόσια αρχή επικυρώνονται από όλες τις διοικητικές αρχές και τα Κ.Ε.Π.. Η επικύρωση αντιγράφων εγγράφων που έχουν εκδοθεί από ημεδαπή διοικητική αρχή δεν απαιτείται αν τα αντίγραφα αυτά συνοδεύονται από την κατά την παρ. 5 του
άρθρου 3 υπεύθυνη δήλωση, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων.
Τα επικυρωμένα κατά τα ανωτέρω αντίγραφα εγγράφων που εξέδωσε διοικητική αρχή, καθώς και τα απλά αντίγραφα εγγράφων που εξέδωσε διοικητική αρχή που συνοδεύονται από την κατά την παρ. 5 του άρθρου 3 υπεύθυνη δήλωση, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τη Διοίκηση, όπως τα πρωτότυπα.
Με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης και του κάθε φορά αρμόδιου Υπουργού μπορεί να ορίζεται, κατά περίπτωση, εξαίρεση εγγράφων ή διαδικασιών από τις ρυθμίσεις των παραγράφων 2 και 3 του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, όπως ισχύει,, εφόσον το επιβάλλουν ειδικοί λόγοι που αναφέρονται ρητώς σε αυτήν.
Ν. 2672 / 1998 Άρθρο 14
Διακίνηση εγγράφων με ηλεκτρονικά μέσα
(τηλεομοιοτυπία - ηλεκτρονικό ταχυδρομείο)
παρ. 3, εδάφιο β΄
"Τα έγγραφα που διακινούνται με τηλεομοιοτυπία μεταξύ των υπηρεσιών του Δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ο. Τ .Α. α' και β' βαθμίδας επιτρέπεται να επικυρώνονται από τον εξουσιοδοτούμενο υπάλληλο της υπηρεσίας προς την οποία αποστέλλονται και να έχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου" (ΦΕΚ 290/τ.Α΄/28-12-1998).
Το εν λόγω εδάφιο προστέθηκε με την παρ.7 του άρθρου 10 του
Ν. 3230/2004 (ΦΕΚ 44/τ.Α΄/11-2-2004).
Ν. 3448 / 2006 Άρθρο 17
‘‘Οι υπάλληλοι των Κ.Ε.Π., ανεξάρτητα από την ιδιότητά τους ως τακτικών ή υπαλλήλων με σύμβαση εργασίας ιδιωτικού δικαίου ή με σύμβαση μίσθωσης έργου, έχουν αρμοδιότητα να βεβαιώνουν το γνήσιο της υπογραφής και να επικυρώνουν αντίγραφα, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις’’ (ΦΕΚ 57/τ. Α΄/15-3-2006).
Γνωμοδότηση του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους
αριθμ. 335 / 2002, Τμήμα Γ΄
‘‘Σε τιθέμενο ερώτημα αν οι επίσημες μεταφράσεις εγγράφων από τη Μεταφραστική Υπηρεσία του Υπουργείου Εξωτερικών αποτελούν ειδική κατηγορία εγγράφων που δεν υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της παραγράφου 2 του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, η οποία προβλέπει την επικύρωση αντιγράφων από οποιαδήποτε διοικητική αρχή, προσήκει η απάντηση ότι οι επίσημες μεταφράσεις εγγράφων από τη Μεταφραστική Υπηρεσία του Υπουργείου Εξωτερικών υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της παραγράφου 2 του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας.’’
Γνωμοδότηση του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους
αριθμ. 233 / 2000,
Ολομέλεια
‘‘Περαιτέρω, από τις προαναφερθείσες διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας προκύπτει ότι δεν είναι επιτρεπτή κατά το άρθρο 11 παρ.2 αυτού η επικύρωση αντιγράφων από έγγραφα που έχουν εκδοθεί υπό αλλοδαπό νομικό καθεστώς. Και τούτο διότι οι διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας εφαρμόζονται μόνο σε έγγραφα που έχουν εκδοθεί στο πλαίσιο της εθνικής έννομης τάξεως και έχουν προέλθει από ημεδαπές διοικητικές αρχές (Δημόσιο, οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης και άλλα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου). Κατ’ ακολουθία μόνο από έγγραφα αυτής της φύσεως επιτρέπεται βάσει του άρθρου 11 παρ.2 του παραπάνω Κώδικα η επικύρωση αντιγράφων.’’
Γνωμοδότηση του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους
αριθμ. 303 / 2003, Τμήμα Α2 Διακοπών
‘‘Σε τιθέμενο ερώτημα, αν οι διοικητικές αρχές έχουν τη δυνατότητα κατ’ εφαρμογή του άρθρου 11 παρ. 2 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (Ν.2690/1999) να επικυρώνουν αντίγραφα βεβαιώσεων και ειδικών σημάτων λειτουργίας τουριστικών επιχειρήσεων που χορηγούνται από τις Διευθύνσεις Τουρισμού των Περιφερειών, προσήκει η απάντηση ότι κάθε ενδιαφερόμενος μπορεί, σύμφωνα με το άρθρο 11 παρ. 2 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, να ζητήσει από οποιαδήποτε διοικητική αρχή, δικηγόρο ή συμβολαιογράφο, την επικύρωση αντιγράφου εγγράφου που έχει εκδοθεί στο πλαίσιο της εθνικής έννομης τάξεως και έχει προέλθει από ημεδαπή διοικητική αρχή (Δημόσιο, οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης και άλλα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου), υπό την προϋπόθεση ότι πρόκειται για αντίγραφο από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο, και όχι από αντίγραφο το οποίο δεν έχει επικυρωθεί από την αρχή που εξέδωσε το πρωτότυπο (Ολομ. Ν.Σ.Κ. 233/2000). Τέτοια έγγραφα, αντιγράφου των οποίων μπορεί να ζητηθεί η επικύρωση όταν συντρέχει η προαναφερθείσα προϋπόθεση, αποτελούν και οι βεβαιώσεις και το ειδικό σήμα λειτουργίας τουριστικών επιχειρήσεων, που χορηγούνται από τις Διευθύνσεις Τουρισμού των Περιφερειών σύμφωνα με τις διατάξεις του Π.Δ. 313/2001. Και τούτο διότι πρόκειται για έγγραφα ημεδαπής διοικητικής αρχής για τα οποία ο νόμος δεν εισάγει διάκριση, με αποτέλεσμα να εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της διατάξεως του άρθρου 11 παρ. 2 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας.’’
Γνωμοδότηση του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους
αριθμ. 495 / 2004, Τμήμα Γ΄
‘‘Περαιτέρω, οι πτυχιούχοι μεταφραστές του Ιονίου Πανεπιστημίου δεν μπορούν να εκδίδουν επικυρωμένα αντίγραφα εγγράφων ούτε να επικυρώνουν το γνήσιο της υπογραφής διαφόρων οργάνων και προσώπων, αφού τέτοιες επικυρώσεις δεν περιλαμβάνονται μεταξύ των επαγγελματικών πράξεων που έχουν δικαίωμα να εκτελούν βάσει του Π.Δ. 169/2002. Επίσης, οι μεταφράσεις των πτυχιούχων μεταφραστών δεν αποτελούν έγγραφα προερχόμενα από διοικητική αρχή (Δημόσιο, οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης και άλλα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου), και γιαυτό δεν μπορεί να ζητηθεί βάσει του άρθρου 11 παρ.2 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας από διοικητική αρχή η επικύρωση αντιγράφου των μεταφράσεων αυτών.’’
1. Τι εννοείται με τον όρο ‘‘… ή δημόσια αρχή…’’ στις διατάξεις της παραγράφου 2 του άρθρου 11 του Κώδικα;
Με την παράγραφο 2 του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας ορίζεται ότι: ‘‘Ακριβή αντίγραφα από αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων ή εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές, τα οποία έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο ή δημόσια αρχή επικυρώνονται από όλες τις διοικητικές αρχές και τα Κ.Ε.Π’’
Η προαναφερόμενη φράση ‘‘…ή δημόσια αρχή’’, αφορά τις περιπτώσεις που Δημόσιες Αρχές, νομιμοποιούνται, με ειδικές διατάξεις, να επικυρώνουν αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων ή εγγράφων αλλοδαπών αρχών.
Συγκεκριμένα, σύμφωνα με τη διάταξη της παρ.7 του άρθρου 16 του Ν.3345/2005 (ΦΕΚ 138 / τ.Α΄/16.6.2005), με την οποία συμπληρώνεται το άρθρο 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, ορίζεται ότι με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης και του κάθε φορά αρμόδιου Υπουργού μπορεί να ορίζεται, κατά περίπτωση, εξαίρεση εγγράφων ή διαδικασιών από τις ρυθμίσεις των παραγράφων 2 και 3 του άρθρου αυτού, εφόσον το επιβάλλουν ειδικοί λόγοι που αναφέρονται ρητώς σε αυτήν.
Κατ’ εξουσιοδότηση της ανωτέρω διάταξης έχει εκδοθεί μόνο η αριθμ. 1008564/110/0006Δ (ΦΕΚ 163/Β΄/13-2-2006) κοινή απόφαση των Υπουργών Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης και Οικονομίας και Οικονομικών ‘‘Εξαίρεση εγγράφων και διαδικασιών, αρμοδιότητας Υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομίας και Οικονομικών, από τις ρυθμίσεις που αφορούν στην επικύρωση αντιγράφων εγγράφων’’, η οποία αναφέρεται, μεταξύ άλλων, στις δηλώσεις τύπου Ε.
Πλην των οριζομένων στην ως άνω Κ.Υ.Α ειδικών περιπτώσεων, η επικύρωση αντιγράφων ιδιωτικών εγγράφων ή εγγράφων εκδοθέντων από αλλοδαπές αρχές από το πρωτότυπο, γίνεται μόνο από δικηγόρο. Αντίγραφο του ήδη επικυρωμένου, από δικηγόρο, ακριβούς αντιγράφου, επικυρώνει οποιαδήποτε Διοικητική Αρχή, όσες φορές απαιτείται.
[Σχετικά έγγραφα:
ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_ΟΙΚ_22986 / 16.10.2006, ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_21529 / 2.10.2006]
2. Ποια έγγραφα μπορούν να επικυρώνουν οι Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π.;
Οι Διοικητικές Αρχές (Υπουργεία, Περιφέρειες, Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης και Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου, Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών) μπορούν να επικυρώνουν:
- Αντίγραφα διοικητικών εγγράφων, από το πρωτότυπο ή ακριβές φωτο-αντίγραφο του εκδότη, εκτός των εξαιρέσεων που προβλέπονται στις αριθ. 1008564/110/0006Δ (ΦΕΚ 163/Β΄/13.2.2006) και 1100135/1219/0006Δ (Φ.Ε.Κ. 1718/Β΄/24.11.2006) κοινές αποφάσεις των Υπουργών Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης και Οικονομίας και Οικονομικών –www.gspa.gr / Δημόσια Διοίκηση / Σχέσεις Κράτους - Πολίτη / Επικύρωση Αντιγράφων.
- Αντίγραφα των ιδιωτικών εγγράφων που αναφέρονται στην ανωτέρω απόφαση, από αντίγραφά τους ήδη επικυρωμένα από τις οικείες Δ.Ο.Υ.
- Αντίγραφα ιδιωτικών ή αλλοδαπών εγγράφων, τα οποία έχουν ήδη επικυρωθεί από δικηγόρο.
3. Ποια έγγραφα δεν μπορούν να επικυρώνουν οι Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π.;
Οι Διοικητικές Αρχές (Υπουργεία, Περιφέρειες, Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης και Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου, Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών) δεν μπορούν να επικυρώνουν:
- Αντίγραφα εγγράφων που είναι μεν δημόσια αλλά όχι διοικητικά, όπως τα εκκλησιαστικά έγγραφα (λχ διαζευκτήρια), τα έγγραφα που εκδίδουν οι Μουφτείες και τα δικαστικά έγγραφα.
- Αντίγραφα των ανωτέρω εγγράφων δεν μπορούν να επικυρωθούν από τη Διοίκηση, ακόμα και αν προσκομιστούν ήδη επικυρωμένα από δικηγόρο.
- Αντίγραφα ιδιωτικών (λχ τιμολόγια, συμβόλαια κ.ο.κ) ή αλλοδαπών (πτυχία, διαβατήρια κτλ) εγγράφων από το πρωτότυπο, ανεξάρτητα εάν αυτά έχουν, μεταγενέστερα της έκδοσής τους, σφραγιστεί, θεωρηθεί ή υποστεί οποιαδήποτε άλλη επεξεργασία από τη Διοίκηση.
- Εξαίρεση αποτελούν τα έγγραφα που προβλέπονται στις αριθ. 1008564/110/0006Δ (ΦΕΚ 163/Β΄/13.2.2006) και 1100135/1219/0006Δ (Φ.Ε.Κ. 1718/Β΄/24.11.2006) κοινές αποφάσεις των Υπουργών Εσωτερικών, Δημόσιας
Διοίκησης και Αποκέντρωσης και Οικονομίας και Οικονομικών –www.gspa.gr / Δημόσια Διοίκηση / Σχέσεις Κράτους - Πολίτη / Επικύρωση Αντιγράφων.
[ Σχετικά έγγραφα:
ΔΙΣΚΠΟ /Φ.15/οικ. / 13143 / 1.7.2005, ΔΙΣΚΠΟ/ Φ22 / 5583 / 22.3.2005 ]
4. Είναι αποδεκτά τα ακριβή αντίγραφα; Ποια έγγραφα υποβάλλονται με υπεύθυνη δήλωση;
Η Διοίκηση υποχρεούται να αποδέχεται, όπως τα πρωτότυπα, τα επικυρωμένα αντίγραφα εγγράφων καθώς και τα απλά αντίγραφα εγγράφων που εξέδωσε διοικητική αρχή και συνοδεύονται από την κατά την παρ. 5 του άρθρου 3 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας υπεύθυνη δήλωση, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων.
Στην περίπτωση, που φωτοαντίγραφα μη επικυρώσιμων εγγράφων (ιδιωτικών, δικαστικών, εκδοθέντων από αλλοδαπές αρχές κ.ά. ) υποβάλλονται στη Διοίκηση, συνοδευόμενα από υπεύθυνη δήλωση, με την οποία βεβαιώνεται η ακρίβεια των υποβαλλομένων στοιχείων, η Διοίκηση δεν είναι υποχρεωμένη να τα κάνει αποδεκτά, βάσει του άρθρου 11 του Κώδικα. Εναπόκειται, όμως, στη διακριτική της ευχέρεια να τα κάνει αποδεκτά.
Είναι αυτονόητο ότι διακριτική ευχέρεια της Διοίκησης δε σημαίνει παράβαση των κείμενων διατάξεων. Αντίθετα, η ευχέρεια αυτή νοείται μόνο εφόσον το επιτρέπουν οι ισχύουσες, κάθε φορά, διατάξεις.
Καταληκτικά, με μία υπεύθυνη δήλωση μπορούν να υποβληθούν περισσότερα του ενός αντίγραφα εγγράφων, με την προϋπόθεση ότι στην εν λόγω δήλωση αυτά αναγράφονται αναλυτικά και συγκεκριμένα.
[Σχετικά έγγραφα:
ΔΙΣΚΠΟ/ Φ22 / 5583 / 22.3.2005, ΔΙΣΚΠΟ /Φ.15/οικ. / 13143 / 1.7.2005,
ΔΙΣΚΠΟ/ Φ15 / 16280, σχετ: 15860 / 1.9.2005]
5. Αρμοδιότητα αρχών και Υπηρεσιών να επικυρώνουν αντίγραφα εγγράφων.
Την επικύρωση αντιγράφων εγγράφων και τη βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής μπορεί να ζητήσει κάθε πολίτης από όλες τις Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π.
Για την ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών, αντίγραφα επικυρώνονται από όλους τους υπαλλήλους που υπηρετούν στα Κ.Ε.Π., ανεξάρτητα από την ιδιότητά τους, ως τακτικών ή υπαλλήλων με σύμβαση εργασίας ιδιωτικού δικαίου ή με σύμβαση μίσθωσης έργου (άρθρο 17 Ν. 3448 / 2006, Φ.Ε.Κ. 57 / Α΄/15.3.2006).
Σημειώνεται ότι η αρμοδιότητα επικύρωσης αντιγράφων από τα Κ.Ε.Π δεν καταργεί την υποχρέωση επικύρωσης αντιγράφων από τις λοιπές Διοικητικές Αρχές. Κατά συνέπεια είναι παράνομη τόσο η άρνηση Διοικητικής ή Αστυνομικής Αρχής να επικυρώσει αντίγραφο εγγράφου, με το πρόσχημα ότι αρμόδια για αυτό είναι τα Κ.Ε.Π, όσο και η παραπομπή για τη συγκεκριμένη διοικητική πράξη σε άλλη Διοικητική ή Αστυνομική Αρχή.
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ /Φ.15/οικ.8413 / 18.4. 2006,
ΔΙΣΚΠΟ /Φ.15/οικ.6178 / 21.3.2006, ΔΙΣΚΠΟ /Φ.15/οικ. / 13143 / 1.7.2005, ΔΙΣΚΠΟ/ Φ22 / 5583 / 22.3.2005]
6. Μπορούν Δήμαρχοι να επικυρώνουν αντίγραφα εγγράφων;
Οι Δήμαρχοι, ως προϊστάμενοι των Υπηρεσιών του Δήμου, μπορούν να επικυρώνουν αντίγραφα εγγράφων όπως και να μεταβιβάσουν την εν λόγω αρμοδιότητα στους αντιδημάρχους.
[Σχετικό έγγραφο: ΔΙΣΚΠΟ/ Φ15/15644/ 29.8.2005]
7. Μπορούν Δικηγόροι να επικυρώνουν αντίγραφα εγγράφων;
Με τις διατάξεις του άρθρου 52 του Κώδικα περί Δικηγόρων (ΝΔ 3026/1954, Φ.Ε.Κ 235, τεύχος Α΄) ορίζεται ότι: «1. Ο Δικηγόρος έχει το δικαίωμα να εκδίδη επικεκυρωμένα υπ' αυτού αντίγραφα των παρ' αυτώ υπαρχόντων παντός είδους εγγράφων, ως υπεύθυνος περί της ακριβείας αυτών. 2. Τα τοιαύτα αντίγραφα έχουσι πλήρη ισχύν αντιπεφωνημένου αντίγραφου. 3. Δημόσιος υπάλληλος (δικαστής, διοικητικός, στρατιωτικός, αστυνομικός, κλπ.), αρνούμενος να δεχθή και σεβασθή
τοιούτον αντίγραφον τιμωρείται α) επί παραβάσει καθήκοντος αυτεπαγγέλτως ή τη εγκλήσει του οικείου Δικηγορικού Συλλόγου και β) πειθαρχικώς τουλάχιστον διά προσωρινής παύσεως».
Δηλαδή, κατά το άρθρο 52 του «Κώδικα περί Δικηγόρων» και τη σχετική νομολογία, ο δικηγόρος έχει το δικαίωμα να εκδίδει επικυρωμένα αντίγραφα παντός είδους εγγράφων, που υπάρχουν σ΄ αυτόν, έστω και προσωρινώς (ανεξαρτήτως χρονικής διάρκειας).
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/Φ15/16168 / 10.8.06 ]
8. Μπορούν οι συμβολαιογράφοι να επικυρώνουν αντίγραφα ιδιωτικών, αλλοδαπών ή δικαστικών εγγράφων;
Δεν υπάρχει δυνατότητα επικύρωσης από συμβολαιογράφο αντιγράφων ιδιωτικών εγγράφων ή εγγράφων που εκδίδονται από αλλοδαπές ή δικαστικές αρχές, εκτός αν τα έγγραφα αυτά βρίσκονται ήδη προσαρτημένα σε συμβολαιογραφική πράξη ή κατατεθούν στο συμβολαιογράφο με σκοπό έκδοσης αντιγράφων, μετά από σύνταξη σχετικής συμβολαιογραφικής πράξης καταθέσεως εγγράφων.
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/Τ/4620 / 15.4.2005,
ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΔΙΚΑΙΟΣΥΝΗΣ 157915 / 1.3.2005]
9. Μπορεί υπάλληλος να επικυρώνει αντίγραφα εγγράφων που τον αφορούν;
Σύμφωνα με το άρθρο 36 του Ν. 2683 / 1999: ‘‘1. Ο υπάλληλος δεν επιτρέπεται είτε ατομικώς είτε ως μέλος συλλογικού οργάνου να αναλαμβάνει την επίλυση ζητήματος ή να συμπράττει στην έκδοση πράξεων, εάν ο ίδιος ή σύζυγός του ή συγγενής του εξ αίματος ή εξ αγχιστείας έως και τον τρίτο βαθμό ή πρόσωπο με το οποίο τελεί σε σχέση ιδιαίτερης φιλίας ή έχθρας έχει πρόδηλο συμφέρον στην έκβαση της υπόθεσης. 2. Η παράβαση της διάταξης της προηγούμενης παραγράφου αποτελεί λόγο ακυρώσεως της σχετικής διοικητικής πράξης. 3. Υπάλληλοι που είναι σύζυγοι ή συγγενείς μεταξύ τους έως και τον τρίτο βαθμό εξ αίματος ή εξ αγχιστείας δεν επιτρέπεται να είναι μέλη του ίδιου συλλογικού οργάνου.’’
Συνεπώς, υπάλληλος Διοικητικής Αρχής ή Κέντρου Εξυπηρέτησης Πολιτών, που έχει τη σχετική αρμοδιότητα, δεν νομιμοποιείται να επικυρώνει αντίγραφα εγγράφων τα οποία έχουν συνταχθεί εκτός της υπηρεσιακής του σχέσης και τον αφορούν, όπως, λόγου χάρη, τίτλους σπουδών, άδειες οδήγησης κ.ο.κ., καθώς και αντίγραφα εγγράφων, που συνέταξε η ίδια του η Υπηρεσία, αν ισχύουν τα προαναφερόμενα κωλύματα. Πρόδηλο είναι ότι η επικύρωση θα γίνει είτε από τον, κατά νόμο, αναπληρωτή του, είτε από υπάλληλο άλλης Διοικητικής Αρχής.
Επιτρέπεται, ωστόσο, να επικυρώνει αντίγραφα διοικητικών εγγράφων, στην έκδοση των οποίων συνέπραξε, ή τα οποία υπέγραψε ο ίδιος, ως αρμόδιο όργανο κατά την παρ. 1 του άρθρο 16 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (Ν.2690 / 99, Φ.Ε.Κ. 45, τ. Α΄, 9.3.1999), εφόσον η σύμπραξη αυτή δεν αντίκειται στην προαναφερόμενη διάταξη του Ν. 2683 / 1999.
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_21657 / 9.10.2006]
10. Διαδικασία επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων.
Η επικύρωση αντιγράφου εγγράφου γίνεται μετά από παραβολή του αντιγράφου με το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο που κατέχει ο ενδιαφερόμενος. Δηλαδή ο αρμόδιος κατά νόμο υπάλληλος για την επικύρωση παραβάλλει το αντίγραφο προς το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο και βεβαιώνει με την υπογραφή του την προς τούτο συμφωνία. Για την επικύρωση γίνεται σχετική επισημειωματική πράξη στο σώμα του αντιγράφου ή φωτοαντιγράφου από τον αρμόδιο υπάλληλο, ο οποίος αναγράφει, χειρόγραφα ή με ανάλογη ορθογώνια σφραγίδα:
α. Τον τίτλο του φορέα και την Υπηρεσία αυτού που ενεργεί την επικύρωση (λχ Υπουργείο Οικονομικών – Δ.Ο.Υ. Λαμίας).
β. Τη φράση ‘‘Ακριβές αντίγραφο ή ακριβές φωτοαντίγραφο, από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο που μου επιδείχθηκε από τον / την…’’
γ. Το ονοματεπώνυμο και το πατρώνυμο, καθώς και τον αριθμό δελτίου αστυνομικής ταυτότητας ή άλλου εγγράφου στοιχείου (άρθρο 3 Ν. 2690 / 99) του προσώπου που προσκομίζει το προς επικύρωση αντίγραφο.
δ. Τον τόπο και την ημερομηνία της επικύρωσης.
ε. Την επίσημη (στρογγυλή) σφραγίδα της Υπηρεσίας που ενεργεί την επικύρωση.
στ. Το ονοματεπώνυμο του υπαλλήλου που ενεργεί την επικύρωση του εγγράφου.
Οι μη μόνιμοι υπάλληλοι των Κέντρων Εξυπηρέτησης Πολιτών αναγράφουν, πέραν των ανωτέρω και τη σχέση με την οποία υπηρετούν στο Κ.Ε.Π., λχ Κων/νος Παπαδόπουλος, απασχολούμενος με σύμβαση μίσθωσης έργου ή υπάλληλος με σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου αορίστου / ορισμένου χρόνου.
Τέλος, τα επικυρωμένα από δικηγόρους φωτοαντίγραφα πρέπει, εκτός του νομίμου τέλους (επικυρώσιμου), να φέρουν την υπογραφή και σφραγίδα του δικηγόρου που κάνει την επικύρωση, χωρίς όμως να απαιτείται η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του από το δικηγορικό σύλλογο.
[Σχετικά έγγραφα:
Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών (ΚΕΔΥ) – ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α / ΓΕΝΙΚΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ /
Αθήνα, Ιανουάριος 2003,
ΔΙΣΚΠΟ /Φ.15/οικ. 8413 / 18.4.2006,
ΔΙΣΚΠΟ/ Φ15_25943 / 21.11.2006].
11. Σε ποιο σημείο του φωτο-αντιγράφου τίθεται η σφραγίδα της επικύρωσης;
Για την επικύρωση αντιγράφου εγγράφου γίνεται, από το αρμόδιο όργανο της Διοίκησης, επισημειωματική πράξη στο σώμα του αντιγράφου ή φωτοαντιγράφου. Η πράξη αυτή τίθεται σε σημείο του φωτο – αντιγράφου αντίστοιχο με εκείνο όπου, και στο πρωτότυπο έγγραφο, υπάρχει υπογραφή του αρμοδίου οργάνου.
Σημειώνεται επιπροσθέτως ότι, από τις κείμενες διατάξεις, δεν προκύπτει δυνατότητα επικύρωσης οποιουδήποτε εγγράφου, κατά ένα μέρος του περιεχομένου του. Τα πρωτότυπα διοικητικά έγγραφα αναπαράγονται ( φωτοτυπούνται ) και επικυρώνονται ως σώμα. Κατά συνέπεια τμήμα ( σελίδα ) αυτών δεν αποτελεί έγγραφο και ως εκ τούτου δεν επικυρώνεται.
[Σχετικά έγγραφα:
ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_16371_17190 / 10.8.06,
ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_9380/2.6.2005
ΔΙΣΚΠΟ/ Φ22_Γ_27201 / 10.2.2005]
12. Πως επικυρώνονται αντίγραφα εγγράφων που δεν φέρουν τη στρογγυλή σφραγίδα της Ελληνικής Δημοκρατίας;
Αντίγραφα εγγράφων που εκδίδονται από το Δημόσιο, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης και τα Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου για τα οποία δεν προβλέπεται η σφράγιση με τη σφραγίδα της Ελληνικής Δημοκρατίας, δηλαδή εγγράφων των οποίων ο νόμιμος τύπος σύνταξης δεν προβλέπει τη σφράγιση, επικυρώνονται από τις Διοικητικές Αρχές από το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο του εκδότη. (Παραδείγματα τέτοιων εγγράφων συνιστούν οι ιατρικές γνωματεύσεις Δημοσίων Νοσοκομείων ή πτυχία Πανεπιστημίων κ.ά.) Σε περιπτώσεις αμφιβολιών για το αν διοικητικά έγγραφα που δεν φέρουν σφραγίδα είναι νόμιμα συντεταγμένα, σκόπιμη είναι η επικοινωνία με το συντάκτη των εγγράφων ή με την Κεντρική Υπηρεσία που χειρίζεται τις σχετικές διατάξεις όπως, για τα ανωτέρω παραδείγματα, τα Υπουργεία Υγείας και Κοινωνικής Αλληλεγγύης και Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων αντίστοιχα. Τέλος, εν αμφιβολία, σε κάθε περίπτωση, ΕΞΥΠΗΡΕΤΕΙΤΑΙ ο πολίτης και γίνεται επικύρωση.
[Σχετικό έγγραφο: ΔΙΣΚΠΟ/ Φ22 / 5583 / 22.3.2005 ]
13. Μπορεί πολίτης να αιτηθεί την επικύρωση αντιγράφου εγγράφου που αναφέρεται σε άλλο πρόσωπο;
Από τις διατάξεις του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και με την επιφύλαξη ειδικότερων ρυθμίσεων, δεν προκύπτει απαγόρευση σε πολίτη να αιτηθεί την επικύρωση αντιγράφου εγγράφου που αναφέρεται σε τρίτο πρόσωπο.
Σημειώνεται, ωστόσο, ότι, σύμφωνα με τον Κανονισμό Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών, απαιτείται να αναγράφεται, στη σχετική σφραγίδα, το ονοματεπώνυμο και ο αριθμός δελτίου ταυτότητας του πολίτη, ο οποίος προσκομίζει το προς επικύρωση έγγραφο.
Στα Κ.Ε.Π και στις λοιπές Διοικητικές Αρχές τηρείται υπόδειγμα σχετικής σφραγίδας με την ένδειξη: ‘‘ακριβές φωτοαντίγραφο από το πρωτότυπο που μου επιδείχθηκε από τ….’’. Είναι, παράλληλα, ορθή η χρήση του όρου ‘‘ακριβές αντίγραφο’’, καθώς αυτός απαντάται στη διάταξη της παραγράφου 2 του άρθρου 11 ν. 2690/99, όπως ισχύει.
Τα ανωτέρω, ωστόσο, δεν ισχύουν για τον όρο ‘‘Ακριβές φωτοτυπικό αντίγραφο’’, ο οποίος, αδόκιμα χρησιμοποιείται σε ορισμένες περιπτώσεις για την επικύρωση αντιγράφων εγγράφων.
[Σχετικά έγγραφα:
ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_16201/22.9.2005,
ΔΙΣΚΠΟ/ Φ15_12047/22.7.2005]
14. Υπάρχουν περιορισμοί στη χρονική ισχύ των επικυρωμένων αντιγράφων;
Από τις διατάξεις του άρθρου 11 του Κώδικα δεν προκύπτουν περιορισμοί στη χρονική ισχύ των ακριβών αντιγράφων.
Χρήσιμο είναι να τονιστεί ότι με την επικύρωση δεν μεταβάλλεται η χρονική ισχύς των εγγράφων. Η επικύρωση ενός αντιγράφου βεβαίως δεν συνιστά ανανέωση, μεταγενέστερη έκδοση, χρονική επέκταση ή παράταση της αρχικής ισχύος κ.ά, αλλά μόνο αναπαραγωγή του πρωτοτύπου, όπως αυτό ισχύει.
Σημειώνεται, επιπροσθέτως, ότι τα κατά τα ανωτέρω ακριβή αντίγραφα, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τη Διοίκηση, αδιακρίτως του χρόνου κατά τον οποίο έγινε η επικύρωσή τους, εκτός αν ειδικές διατάξεις ορίζουν διαφορετικά. Στις περιπτώσεις αυτές οι Διοικητικές Αρχές οφείλουν, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 3 του Κώδικα, να ενημερώνουν τους ενδιαφερόμενους πολίτες, υποδεικνύοντας το σχετικό νομοθετικό πλαίσιο.
[Σχετικά έγγραφα:
ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005,
ΔΙΣΚΠΟ/Φ15/23509/8.11.2006]
15. Επικυρώνονται αντίγραφα εγγράφων που εκδίδονται από τις Ανεξάρτητες Διοικητικές Αρχές;
Οι Ανεξάρτητες Διοικητικές Αρχές δεν διέπονται από ειδικές διατάξεις σε ότι αφορά την επικύρωση αντιγράφων εγγράφων. Κατά συνέπεια αντίγραφα των εγγράφων που εκδίδονται από αυτές επικυρώνονται σύμφωνα με τις ρυθμίσεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας.
[Σχετικά έγγραφα: αριθ. 13283 / 25.4.2005 έγγραφο του Α.Σ.Ε.Π.]
16Α. Επικυρώνονται αντίγραφα Φύλλων της Εφημερίδας της Κυβερνήσεως;
Αντίγραφο Φύλλου Εφημερίδας της Κυβέρνησης επικυρώνεται από οποιαδήποτε Διοικητική Αρχή ή Κ.Ε.Π., μόνο από το πρωτότυπο ή από ακριβές αντίγραφό του εκδότη. Σε περίπτωση που εκλείπει το πρωτότυπο Φ.Ε.Κ., η επικύρωση γίνεται άμεσα από το Εθνικό Τυπογραφείο, που είναι η εκδούσα Αρχή.
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_6658 / 18.4.06 ]
16Β. Επικυρώνονται αντίγραφα των θεωρημένων και εγκεκριμένων δοκιμίων πριν την έντυπη κυκλοφορία τους στο Φύλλο της «Εφημερίδος της Κυβερνήσεως»;
Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 13 (παρ. 2 & 3) του ν. 3469/2006 (ΦΕΚ 131/τ. Α΄/28-6-2006): «Τα Φ.Ε.Κ. κυκλοφορούν την ίδια ημέρα με την ημερομηνία έκδοσης την οποία φέρουν. Όταν δεν είναι δυνατή η κυκλοφορία φύλλου της «Εφημερίδος της Κυβερνήσεως» την ημέρα την οποία φέρει ως ημερομηνία έκδοσης, κάθε ενδιαφερόμενος δικαιούται να ζητεί από το Εθνικό Τυπογραφείο κυρωμένο φωτοαντίγραφο του θεωρημένου και εγκεκριμένου δοκιμίου. Η επικύρωση του φωτοαντιγράφου γίνεται από εξουσιοδοτημένους για το λόγο αυτόν υπαλλήλους του Εθνικού Τυπογραφείου, οι οποίοι σημειώνουν και την ημερομηνία παραλαβής επί του επικυρωμένου φωτοαντιγράφου».
[Σχετικά έγγραφα: αριθ. Γ203973/22-11-2006 έγγραφο του Εθνικού Τυπογραφείου].
17. Επικυρώνονται έγχρωμα αντίγραφα εγγράφων;
Έγχρωμα αντίγραφα εγγράφων, που πληρούν τις νόμιμες προϋποθέσεις, επικυρώνονται από Διοικητικές Αρχές, δεδομένου ότι από τις διατάξεις που διέπουν τη διαδικασία της επικύρωσης αντιγράφων, δεν προκύπτει καμία διάκριση μεταξύ εγχρώμων και μη αντιγράφων.
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/ Φ22 / 5583 / 22.3.2005]
18. Επικυρώνονται αντίγραφα εγγράφων που αποστέλλονται με τηλεομοιοτυπία (fax);
Σε εφαρμογή των διατάξεων της παρ. 3 του άρθρου 14 του Ν. 2672 / 1998, όπως ισχύει (βλ. την παρ. 7 του άρθρου 10 του Ν. 3230 / 2004), οι Διοικητικές Αρχές μπορούν να επικυρώνουν αντίγραφα εγγράφων που διακινούνται μεταξύ Δημοσίων Υπηρεσιών με τηλεομοιοτυπία, στα πλαίσια όμως διενέργειας διοικητικών διαδικασιών.
19. Επικυρώνονται αντίγραφα των εκκαθαριστικών σημειωμάτων φόρου εισοδήματος φυσικών προσώπων, τα οποία φέρουν μηχανική αποτύπωση της υπηρεσιακής σφραγίδας και της υπογραφής;
Οι διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας αναφέρονται στην υποχρέωση των Διοικητικών Αρχών να επικυρώνουν αντίγραφα εγγράφων τα οποία έχουν νόμιμα, δηλαδή όπως ορίζουν οι κείμενες διατάξεις, εκδοθεί από τη Διοίκηση.
Συνεπώς, επειδή τα εκκαθαριστικά σημειώματα φόρου εισοδήματος φυσικών προσώπων είναι έγγραφα εκδοθέντα από Διοικητική Αρχή, τα οποία προβλέπεται, από σχετικές διατάξεις να φέρουν μηχανική αποτύπωση της υπηρεσιακής σφραγίδας και της υπογραφής του εκάστοτε Γενικού Γραμματέα Πληροφοριακών Συστημάτων, αντίγραφά τους επικυρώνονται από όλες τις Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π., σύμφωνα με τις διατάξεις του Κώδικα.
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_20261 / 19.9.2006]
20. Επικυρώνονται αντίγραφα των εγγράφων που εκδίδουν οι Πρεσβείες μας στο εξωτερικό και οι μεταφράσεις της Μεταφραστικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Εξωτερικών;
Αντίγραφα εγγράφων που εκδίδονται από τις Διπλωματικές και Προξενικές Αρχές της Χώρας μας (Πρεσβείες, Μόνιμες Αντιπροσωπείες σε Διεθνείς Οργανισμούς, Διπλωματικές Αντιπροσωπείες, Γενικά Προξενεία, Προξενεία, Υποπροξενεία) επικυρώνονται, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 11 του Κώδικα, επειδή οι Αρχές αυτές συνιστούν Εξωτερικές Υπηρεσίες του Υπουργείου Εξωτερικών.
Σημειώνεται, περαιτέρω, ότι σύμφωνα με την αριθμ.335/2002 γνωμοδότηση που εξέδωσε το Γ’ Τμήμα του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους, οι επίσημες μεταφράσεις εγγράφων από τη Μεταφραστική Υπηρεσία του Υπουργείου
Εξωτερικών, υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της παραγράφου 2 του άρθρου 11 του
Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και κατά συνέπεια μπορεί κάθε ενδιαφερόμενος πολίτης να ζητά την επικύρωσή τους από οποιαδήποτε διοικητική αρχή.
Ειδικότερα σύμφωνα με το σκεπτικό της γνωμοδότησης στις περιπτώσεις που η επίσημη μετάφραση του Υπουργείου Εξωτερικών είναι συντεταγμένη σε ξένη γλώσσα, απαιτείται να μπορεί να διαγνώσει ο υπάλληλος από τον οποίο ζητείται η επικύρωση ότι πρόκειται για έγγραφο ημεδαπής αρχής και μάλιστα πρωτότυπο ή ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο.
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/ Φ22 / 5583 / 22.3.2005].
21. Επικυρώνονται, από τη Διοίκηση, αντίγραφα μεταφράσεων δικηγόρων;
Οι Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π. δεν νομιμοποιούνται να επικυρώσουν αντίγραφα πρωτοτύπων μεταφράσεων δικηγόρου, καθώς αυτό δεν προβλέπεται στις διατάξεις του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας.
Οι μεταφράσεις αυτές αποτελούν ιδιωτικά έγγραφα, τα οποία επικυρώνονται από τις Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π, σύμφωνα με τα ανωτέρω, μόνο από αντίγραφά τους ήδη επικυρωμένα είτε από τον δικηγόρο που συνέταξε τη μετάφραση είτε από άλλο δικηγόρο.
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_ΟΙΚ_22986 / 16.10.2006]
22. Επικυρώνονται αντίγραφα μεταφράσεων των πτυχιούχων του Ιονίου Πανεπιστημίου;
Σύμφωνα με την αριθμ. 495 / 2004 γνωμοδότηση του Γ΄ Τμήματος του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους (www.gspa.gr / Δημόσια Διοίκηση / Σχέσεις Κράτους - Πολίτη / Επικύρωση Αντιγράφων), η οποία έγινε αποδεκτή από τον Υπουργό Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, οι μεταφράσεις των μεταφραστών πτυχιούχων του Ιονίου Πανεπιστημίου δεν είναι υποχρεωτικά αποδεκτές από τη Διοίκηση και δεν επικυρώνονται από τις Διοικητικές Αρχές, Είναι πρόδηλο ότι εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια της Διοίκησης να δέχεται ή όχι τις εν λόγω μεταφράσεις.
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005]
23. Επικυρώνονται αντίγραφα αλλοδαπών εγγράφων αν αυτά φέρουν την επισημείωση της Σύμβασης της Χάγης (Apostille) ;
Αντίγραφα αλλοδαπών εγγράφων δεν μπορούν να επικυρωθούν από το πρωτότυπο,
αδιακρίτως αν αυτά φέρουν την επισημείωση που προβλέπεται στο άρθρο 4 της Σύμβασης της Χάγης (Apostille - Ν. 1497 / 1984 ).
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/2499/21.2.2005]
24. Επικυρώνονται αντίγραφα δικαστικών ή εκκλησιαστικών εγγράφων;
Τα έγγραφα που εκδίδονται από τις δικαστικές ή τις εκκλησιαστικές αρχές συνιστούν δημόσια, μεν, αλλά όχι διοικητικά έγγραφα, καθώς τα Δικαστήρια και η Εκκλησία δεν είναι Διοικητικές Αρχές υπαγόμενες στις διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας.
Αντίγραφα των εν λόγω εγγράφων επικυρώνονται από συμβολαιογράφους ή δικηγόρους, σύμφωνα με τις διατάξεις που διέπουν τα λειτουργήματα αυτά.
Κατά συνέπεια, οι Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π. δεν νομιμοποιούνται, χωρίς καμία εξαίρεση, να επικυρώνουν αντίγραφα των ανωτέρω εγγράφων ούτε από το πρωτότυπο, ούτε όμως και από ακριβές αντίγραφο επικυρωμένο από δικηγόρο.
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_ΟΙΚ_22990 / 16.10.2006]
25. Επικυρώνονται αντίγραφα εγγράφων που φέρουν φωτογραφία;
Αντίγραφα εγγράφων που φέρουν φωτογραφία επικυρώνονται χωρίς την τοποθέτηση / επικόλληση φωτογραφίας σε αυτά και τούτο επειδή η τοποθέτηση / επικόλληση φωτογραφίας στην περίπτωση αυτή συνιστά αλλοίωση ουσιωδών χαρακτηριστικών του πρωτοτύπου εγγράφου, κατά τρόπο ώστε αυτά να μην αποτελούν πλέον ‘‘αντίγραφα’’, κατά την έννοια της ανωτέρω διάταξης.
Η τοποθέτηση / επικόλληση, κατά συνέπεια, φωτογραφίας στα αντίγραφα αυτά όχι μόνον δεν απαιτείται για την επικύρωσή τους αλλά καθιστά παράτυπη την επικύρωση αυτή, δεδομένου ότι η εν λόγω ενέργεια συνιστά αλλοίωση έναντι του πρωτοτύπου εγγράφου.
Σημειώνεται, επιπροσθέτως, ότι, σύμφωνα και με το αριθμ. 34989/Γ2 / 6.4.2005 έγγραφο της Δ/νσης Σπουδών Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, τα ανωτέρω ισχύουν και σε ό,τι αφορά στην επικύρωση αντιγράφων απολυτηρίων τίτλων.
[Σχετικά έγγραφα:
ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005,
ΔΙΣΚΠΟ/Φ15/23238/26.10.2006]
26. Επικυρώνονται αντίγραφα των Κρατικών Πιστοποιητικών Γλωσσομάθειας;
Τα Κρατικά Πιστοποιητικά Γλωσσομάθειας εκδίδονται από την αυτοτελή Διεύθυνση Πιστοποίησης της Γνώσης Ξένων Γλωσσών του ΥΠ.Ε.Π.Θ.
Κατά συνέπεια αντίγραφα τους υποχρεούνται να επικυρώνουν όλες οι Διοικητικές Αρχές από το πρωτότυπο, ή από το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο. Επισημαίνεται, για την αποφυγή παρερμηνειών, ότι τα ανωτέρω ισχύουν ανεξαρτήτως της δίγλωσσης μορφής των πιστοποιητικών αυτών ( ελληνική – αγγλική, ελληνική – ιταλική, ελληνική – γαλλική και ελληνική – γερμανική αντίστοιχα), καθώς από τις διατάξεις του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας δεν προκύπτει διάκριση μεταξύ εγγράφων με κριτήριο τη γλώσσα σύνταξής τους, αλλά αν αυτά έχουν εκδοθεί από ημεδαπή ή αλλοδαπή διοικητική αρχή. υποδείγματα των τεσσάρων τύπων των Κρατικών Πιστοποιητικών Γλωσσομάθειας, έχουν καταχωρηθεί στο δικτυακό τόπο της Υπηρεσίας μας – (www.gspa.gr / Δημόσια Διοίκηση / Σχέσεις Κράτους - Πολίτη / Επικύρωση Αντιγράφων.)
[Σχετικό έγγραφο: ΔΙΣΚΠΟ/ Φ15/12733 / 7.7.2005]
27. Επικυρώνονται αντίγραφα διαβατηρίων που εκδίδονται από την Ελληνική Αστυνομία, σύμφωνα με τον Ν.3103/2003;
Οι διατάξεις του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (Ν.2690/1999), όπως ισχύει, έχουν εφαρμογή και στις περιπτώσεις των εκδιδομένων από την Ελληνική Αστυνομία διαβατηρίων, σύμφωνα με τον Ν. 3103/2003.
Κατά συνέπεια όλες οι Διοικητικές αρχές και τα Κ.Ε.Π., έχουν τη δυνατότητα να προβαίνουν σε επικύρωση αντιγράφων των εκδιδόμενων από την Ελληνική Αστυνομία διαβατηρίων.
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/15409 / 27.7.2006]
28. Επικυρώνεται αντίγραφο δελτίου «παλαιού τύπου» ή «κομμένης» αστυνομικής ταυτότητας ή διαβατηρίου «παλαιού τύπου»;
Τα αντίγραφα δελτίων «παλαιού τύπου» ή «κομμένης» αστυνομικής ταυτότητας και αντίγραφα διαβατηρίων «παλαιού τύπου» επικυρώνονται από όλες τις Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π., σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 11 του «Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας» - ν. 2690/99, όπως ισχύει, καθόσον είναι διοικητικά έγγραφα.
Άλλωστε με την επικύρωση δεν μεταβάλλεται η χρονική ισχύς των εγγράφων. Η επικύρωση ενός αντιγράφου δεν συνιστά ανανέωση, μεταγενέστερη έκδοση, χρονική επέκταση ή παράταση της αρχικής ισχύος κ.α., αλλά μόνο αναπαραγωγή του πρωτοτύπου, όπως αυτό ισχύει.
29. Επικυρώνονται αντίγραφα εγγράφων που εκδίδονται από τα Υποθηκοφυλακεία - Κτηματολογικά Γραφεία.
Την επικύρωση αντιγράφων των εγγράφων που εκδίδονται από τα Υποθηκοφυλακεία και τα Κτηματολογικά Γραφεία μπορεί να ζητήσει κάθε ενδιαφερόμενος από όλες τις Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π, εφόσον προσκομίζει το πρωτότυπό τους ή ακριβές αντίγραφο της Υπηρεσίας που το εξέδωσε. Τα ακριβή αυτά αντίγραφα είναι υποχρεωτικώς αποδεκτά από τη Διοίκηση, εκτός αν από ειδικές διατάξεις ορίζεται διαφορετικά, όπως, για παράδειγμα, όταν απαιτείται αποκλειστικά η υποβολή πρωτοτύπου.
[Σχετικό έγγραφο: ΔΙΣΚΠΟ/ Φ15/14941/15832 / 29.9.2005]
30. Επικυρώνονται αντίγραφα των στρατολογικών εγγράφων;
Σύμφωνα με το αριθμ. Φ.429.8/4/93086 / 29.6.2004 έγγραφό της Δ/νσης Στρατολογικού του Γενικού Επιτελείου Εθνικής Άμυνας, για τα έγγραφα που εκδίδονται από τις στρατολογικές αρχές ισχύουν τα καθοριζόμενα στις διατάξεις του άρθρου 11 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας.
Συνεπώς, αντίγραφά τους επικυρώνονται από όλες τις Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π από το πρωτότυπο ή από ακριβές αντίγραφο του εκδότη.
Απλά φωτοαντίγραφά τους που υποβάλλονται στη Διοίκηση συνοδευόμενα από υπεύθυνη δήλωση με την οποία βεβαιώνεται η ακρίβεια των υποβαλλομένων στοιχείων, γίνονται υποχρεωτικώς αποδεκτά, εκτός αν από ειδικές διατάξεις ορίζεται διαφορετικά (όπως, για παράδειγμα, όταν απαιτείται αποκλειστικά η υποβολή πρωτοτύπου ή ακριβούς αντιγράφου).
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_ΟΙΚ_22984 / 16.10.2006]
31. Επικυρώνονται τα φωτοαντίγραφα των Ατομικών Δελτίων Ενσήμων (Α.Δ.Ε.) και των Αποσπασμάτων Ατομικού Λογαριασμού Ασφάλισης (Α.Α.Λ.Α.) που εκδίδονται από το Ι.Κ.Α.
Η επικύρωση τόσο των Ατομικών Δελτίων Ενσήμων (Α.Δ.Ε.) όσο και των Αποσπασμάτων Ατομικού Λογαριασμού Ασφάλισης (Α.Α.Λ.Α.) μπορεί να γίνεται από τις αρμόδιες υπηρεσίες, στις οποίες κατατίθενται, με την επίδειξη των πρωτοτύπων, καθώς και από οποιαδήποτε Διοικητική Αρχή και τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών.
Η προσέλευση στο Ι.Κ.Α. χρειάζεται μόνο για τη θεώρηση των Βεβαιώσεων εργοδότη ή Βεβαιώσεων απασχόλησης οικοδόμων, για το χρόνο ασφάλισης που δεν έχει εκδοθεί Απόσπασμα Ατομικού Λογαριασμού Ασφάλισης.
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/Φ.22/ 26924 / 1.2.2005]
32. Επικυρώνονται αντίγραφα αδειών οδήγησης;
Σύμφωνα με το αριθμ. 50313 / 5468 / 14-9-04 έγγραφο της Δ/νσης Οδικής Ασφάλειας και Περιβάλλοντος του Υπουργείου Μεταφορών και Επικοινωνιών (www.gspa.gr / Δημόσια Διοίκηση / Σχέσεις Κράτους - Πολίτη / Επικύρωση Αντιγράφων), δεν έχουν θεσπιστεί ειδικές διατάξεις με τις οποίες να επιβάλλεται η επικύρωση αντιγράφων αδειών οδήγησης αποκλειστικά από την αρμόδια κάθε φορά Υπηρεσία Μεταφορών και Επικοινωνιών.
Κατά συνέπεια, τα συγκεκριμένα έγγραφα επικυρώνονται από όλες τις Διοικητικές Αρχές, σύμφωνα με τους γενικούς κανόνες που ισχύουν για την επικύρωση αντιγράφων.
Σημειώνεται ότι τα ακριβή αντίγραφα αδειών οδήγησης, σύμφωνα με το άρθρο 100 του Κώδικα Οδικής Κυκλοφορίας, δεν έχουν νομική ισχύ άδειας οδήγησης και επομένως δε δίνουν στον κάτοχό τους το δικαίωμα να οδηγεί με αυτά.
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/ Φ22 / 5583 / 22.3.2005 ]
33. Επικυρώνονται αντίγραφα των βεβαιώσεων - σημάτων λειτουργίας τουριστικών επιχειρήσεων;
Σύμφωνα με την αριθμ. 303/2003 γνωμοδότηση του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους (www.gspa.gr / Δημόσια Διοίκηση / Σχέσεις Κράτους - Πολίτη / Επικύρωση Αντιγράφων), η οποία έγινε αποδεκτή από τον Υπουργό Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, επικυρώνονται αντίγραφα βεβαιώσεων και ειδικών σημάτων λειτουργίας τουριστικών επιχειρήσεων που χορηγούνται από τις αρμόδιες υπηρεσίες..
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/ Φ22 / 5583 / 22.3.2005 ]
34. Επικυρώνονται αντίγραφα εγγράφων που έχουν εκδοθεί από τη Δ.Ε.Η., τον Ο.Τ.Ε. ή τις δημοτικές / κοινοτικές επιχειρήσεις;
Σύμφωνα με την αριθμ. 552 / 2004 γνωμοδότηση της Ολομέλειας του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους, η οποία έγινε αποδεκτή από τον Υπουργό Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, δεν υπάγονται στις διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, όπως αυτός ισχύει, οι παρακάτω φορείς:
- Η Δημόσια Επιχείρηση Ηλεκτρισμού ( Δ.Ε.Η.)
- Ο Οργανισμός Τηλεπικοινωνιών Ελλάδος ( Ο.Τ.Ε.)
- Οι φορείς που εξέρχονται από το δημόσιο τομέα σε εφαρμογή των άρθρων 30 του Ν. 1914 / 1990 και 22 του Ν. 1947 / 1991.
- Οι δημοτικές και κοινοτικές επιχειρήσεις που συστήνονται με βάση το άρθρο 277 του Π.Δ. 410 / 1995.
Κατά συνέπεια η επικύρωση αντιγράφων εγγράφων που έχουν εκδοθεί από τους παραπάνω φορείς, από το πρωτότυπο, γίνεται μόνο από δικηγόρο.
Αντίγραφα των ήδη επικυρωμένων, από δικηγόρο αντιγράφων επικυρώνει οποιαδήποτε Διοικητική Αρχή, όσες φορές απαιτείται.
[Σχετικά έγγραφα: ΔΙΣΚΠΟ/Φ22/5583/22.3.2005]
35. Επικυρώνονται από τη Διοίκηση αντίγραφα εγγράφων που έχουν εκδοθεί από τις Μουφτείες;
Παρά το γεγονός ότι από τη νομοθεσία χαρακτηρίζονται ως δημόσιες υπηρεσίες, οι Μουφτείες δεν αποτελούν Διοικητικές Αρχές, διότι δεν ασκούν διοικητικές αρμοδιότητες. Κατά συνέπεια τα έγγραφα που εκδίδουν δεν είναι διοικητικά και επομένως δεν επικυρώνονται από καμία διοικητική αρχή ή Κ.Ε.Π., καθόσον δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας.
Συνεπώς τα έγγραφα που εκδίδονται από τις Μουφτείες, επικυρώνονται αποκλειστικά και μόνο από δικηγόρο, σε εφαρμογή της διάταξης του άρθρου 52 του «Κώδικα περί Δικηγόρων» και της σχετικής νομολογίας, σύμφωνα με την οποία ο δικηγόρος έχει το δικαίωμα να εκδίδει επικυρωμένα αντίγραφα παντός είδους εγγράφων, που υπάρχουν σ’ αυτόν, έστω και προσωρινώς.
[Σχετικό έγγραφο: ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/οικ.6597 / 28.3.2006]
http://www.taxheaven.gr
